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Datenschutzerklärung

Entwurf. Dieser Text wurde noch nicht juristisch geprüft.

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir, welche Personendaten wir im Zusammenhang mit der Website https://calio.ch und der Software Calio bearbeiten. Sie richtet sich nach dem schweizerischen Datenschutzgesetz (DSG) und, soweit anwendbar, nach der Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO).

1. Verantwortlicher

Calio GmbH in Gründung, Churerstrasse 47, 8808 Pfäffikon SZ, Schweiz
Kontakt für Datenschutzanliegen: info@calio.ch

Wichtig: Für die Belege und Buchhaltungsdaten, die unsere Kunden in die Software hochladen, ist der jeweilige Kunde verantwortlich. Wir bearbeiten diese Daten nur in seinem Auftrag als Auftragsbearbeiter gemäss dem Auftragsbearbeitungsvertrag. Personen, deren Daten in solchen Belegen enthalten sind (z.B. Kundinnen, Lieferanten oder Mitarbeitende unserer Kunden), wenden sich für ihre Rechte in erster Linie an das jeweilige Unternehmen.

2. Welche Daten wir bearbeiten

Konto und Vertrag: Firmenname, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als kryptografischer Hashwert, nie im Klartext), Zeitpunkte der Registrierung, der E-Mail-Bestätigung und der letzten Anmeldung, akzeptierte Version der Nutzungsbedingungen und Zeitpunkt jeder Zustimmung, Status der Testphase bzw. des Abonnements.

Sitzungen und Sicherheit: Für angemeldete Sitzungen speichern wir IP-Adresse sowie Beginn und Ablauf der Sitzung. Zur Abwehr von Missbrauch zählen wir fehlgeschlagene Anmelde- und Registrierungsversuche pro IP-Adresse und E-Mail-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher.

Zugriffsprotokoll: Bei jedem Aufruf der Website und der Software hält unser Server fest: Zeitpunkt, IP-Adresse, aufgerufene Adresse ohne Parameter (also ohne alles nach einem «?»), Anfragemethode, Antwortstatus, Grösse und Dauer der Antwort sowie — wenn Sie angemeldet sind — die interne Kennung Ihres Kontos und Ihres Unternehmens. Nicht festgehalten werden Inhalte von Anfragen und Antworten, Formulareingaben, Dateinamen, Passwörter, Cookies und die Kennungen in Links. Das Protokoll dient dazu, Angriffe und Verletzungen der Datensicherheit zu erkennen und aufzuklären; es liegt nur auf unserem Server und wird nach 30 Tagen gelöscht.

Ereignis- und Versandprotokoll der Plattform: Unser Server hält ausserdem fest, wer wann Benutzer eingeladen, Rechte oder die Zwei-Faktor-Anmeldung geändert, den Nutzungsbedingungen zugestimmt oder ein Unternehmen eröffnet hat, welche Mitteilungen über Unterauftragsbearbeiter versandt wurden und welche Befehle unser Support ausgeführt hat — mit den internen Kennungen von Konten und Unternehmen —, und für jede System-E-Mail Zeitpunkt, Empfängeradresse, Betreff und Ergebnis des Versands. Beide Protokolle enthalten keine Belege und keine Zahlen aus den Büchern; wie lange sie bleiben, steht in Abschnitt 7.

Sicherheitsprotokoll: Wer (interne Kennung des Kontos und des Unternehmens) wann Daten in der Software gespeichert, verändert, abgerufen, bekanntgegeben oder gelöscht hat, sich an- oder abgemeldet, eine Anmeldung nicht bestanden, den zweiten Faktor verwendet, einen Export oder eine KI-Anfrage ausgelöst hat, halten wir in einem eigenen Protokoll nach Art. 4 der Datenschutzverordnung fest — mit der Kennung des betroffenen Datensatzes und gegebenenfalls dem Empfänger, ohne Namen, Inhalte und IP-Adresse; denselben Abruf derselben Person höchstens einmal je zehn Minuten. Es wird täglich verschlüsselt an ein vom Server getrenntes Sicherungsziel übertragen und 365 Tage nach dem jeweiligen Ereignis gelöscht, auch nach dem Ende des Vertrags und der Löschung eines Unternehmens.

Zwei-Faktor-Anmeldung (freiwillig): Wer die Anmeldung mit einem zweiten Faktor einschaltet, für den speichern wir das Geheimnis der Authenticator-App verschlüsselt (der Schlüssel dazu liegt nicht in unserer Datensicherung), die Wiederherstellungscodes nur als Prüfwert (Hash), den Zeitpunkt des Einschaltens, die Zahl fehlgeschlagener Versuche und eine allfällige Sperre sowie — falls Sie ein Gerät merken lassen — den Zeitpunkt und einen Prüfwert des Gerätemerkmals. Wir löschen alles davon, sobald Sie den zweiten Faktor ausschalten oder er zurückgesetzt wird.

Inhalte in der Software: hochgeladene Belege (z.B. Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Lohnunterlagen, Verträge) und die daraus erzeugten Daten wie Buchungen, offene Posten, Kunden- und Lieferantenangaben, Aufgaben, Notizen und Verläufe. Lohnunterlagen können besonders schützenswerte Personendaten enthalten.

Abonnement und Zahlung: gewählter Plan, Abrechnungsperiode, Rechnungsadresse und Referenz, Zahlungsstatus.

Kommunikation: E-Mails, die Sie uns senden, und die von uns versandten System-E-Mails (Bestätigung der E-Mail-Adresse, Zurücksetzen des Passworts, Einladungen, Sicherheitshinweise, Hinweise zur Testphase und zum Abonnement, Ankündigung einer Löschung, Mitteilungen über Änderungen der Nutzungsbedingungen).

Kontaktformular: Die Angaben, die Sie im Kontaktformular auf unserer Website eingeben (Name, Firma, E-Mail-Adresse, allenfalls Telefonnummer und Anzahl Mandanten sowie Ihre Nachricht), bearbeiten wir ausschliesslich, um Ihre Anfrage zu beantworten; sie werden dazu über unseren E-Mail-Versanddienst (Infomaniak Network SA, Schweiz) an unsere Kontaktadresse zugestellt und danach so lange aufbewahrt, wie es die Bearbeitung und allfällige Rückfragen erfordern.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir bearbeiten die Daten, um das Konto bereitzustellen, den Vertrag zu erfüllen, die Software zu betreiben und zu sichern, Missbrauch zu verhindern, mit Ihnen zu kommunizieren und gesetzliche Pflichten zu erfüllen. Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen wir uns auf die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), unsere berechtigten Interessen an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und gesetzliche Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Wir verwenden Ihre Daten nicht für Werbung, verkaufen sie nicht und erstellen keine Profile.

4. Cookies, Speicher im Browser und Website

Wir verwenden keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies und binden keine Inhalte von Drittanbietern (z.B. Schriftarten, Karten, Social-Media-Plugins) ein. Beim blossen Besuch unserer Website speichern wir nichts auf Ihrem Gerät. Gespeichert wird nur Folgendes, und nichts davon macht Sie über andere Websites hinweg wiedererkennbar:

  • Cookie «__Host-calio_session» — hält Sie in der Software angemeldet, sobald Sie sich anmelden. Es gilt nur für die Adresse der Software (app.calio.ch): Ihr Browser sendet es an keine andere Adresse, und keine andere kann es setzen. Es enthält eine zufällige Kennung und ist für Skripte nicht lesbar. Es ist ein Sitzungs-Cookie: Es endet, wenn Sie den Browser schliessen oder sich abmelden, die Anmeldung spätestens nach 12 Stunden. Ohne dieses Cookie können wir Ihnen die Software, die Sie mit der Anmeldung verlangen, nicht bereitstellen.
  • Cookie «calio_mfa_device» — nur wenn Sie die Zwei-Faktor-Anmeldung nutzen und bei der Anmeldung das Kästchen «Dieses Gerät merken» selbst ankreuzen; das Kästchen ist nie vorausgewählt, sein Text sagt, dass es dieses Cookie für 30 Tage setzt, und mit Ihrem Klick willigen Sie in dieses Cookie ein. Es enthält eine zufällige Kennung, die uns nur sagt, dass dieses Gerät den zweiten Faktor bereits bestanden hat, ist für Skripte nicht lesbar und gilt 30 Tage. Ihre Einwilligung widerrufen Sie, indem Sie das Gerät im Konto entfernen.
  • Cookie «calio_lang» — nur wenn Sie auf einer unserer Seiten eine Sprache anklicken (Deutsch, Englisch, Französisch oder Italienisch): Es enthält das Kürzel dieser Sprache, damit die Startseite, die Seiten der Anmeldung und die Kontaktseite in ihr erscheinen, und gilt ein Jahr. Ohne diesen Klick setzen wir es nicht; die Sprache einer Seite steht sonst nur in ihrer Adresse, und ein neu eröffnetes Konto startet in der Sprache der Seite, auf der Sie es eröffnen. Sie löschen es mit den Websitedaten in Ihrem Browser.
  • Lokaler Speicher «calio-upload.prefs» — nur wenn Sie in der Software eine Anzeige-Einstellung ändern, etwa das helle oder dunkle Design wählen, den Assistenten öffnen oder schliessen, eine Gruppe des Menüs ein- oder ausklappen oder im Umschalter einen Mandanten oder einen Reiter wählen. Er hält Ihre Anzeige-Einstellungen, darunter den zuletzt gewählten Mandanten als interne Kennung, aber weder Ihren Namen noch Ihre E-Mail-Adresse noch die Kennung Ihres Kontos, und bleibt in Ihrem Browser, bis Sie die Websitedaten löschen. Ohne eine solche Änderung legen wir dort nichts ab.

Ausserdem speichert Ihr Browser von sich aus die Programmdateien der Website und der Software in seinem gewöhnlichen Zwischenspeicher, mit einer Prüfkennung (ETag), an der er beim nächsten Aufruf erkennt, ob sich eine Datei geändert hat; und weil unsere Seiten nur verschlüsselt erreichbar sind, merkt er sich das für ein Jahr (HSTS). Beides enthält keine Angaben über Sie. Cookies und Speicher, die frühere Fassungen der Software gesetzt haben (etwa «calio_session», «calio_site_lang», «calio_site», die damals gespeicherten Anzeige-Einstellungen und der Zwischenspeicher des Service Workers), löschen wir beim nächsten Aufruf.

Ablehnen können Sie diese Speicherungen in den Einstellungen Ihres Browsers, indem Sie Cookies und Websitedaten für diese Website blockieren oder löschen. Die Website funktioniert auch dann; die gewählte Sprache und Ihre Anzeige-Einstellungen werden nur nicht gespeichert. Ohne das Cookie «__Host-calio_session» ist keine Anmeldung möglich — die Software können Sie dann nicht nutzen.

5. Empfänger und Auftragsbearbeiter

Zugriff auf Ihre Daten haben nur Mitarbeitende des Anbieters, soweit es für Betrieb und Support nötig ist. Wir setzen folgende Dienstleister als Auftragsbearbeiter ein, die vertraglich zu Vertraulichkeit und Datensicherheit verpflichtet sind:

  • Hosting: Infomaniak Network SA, Serverstandort Schweiz — Speicherung und Betrieb sämtlicher Daten.
  • E-Mail-Versand: Infomaniak Network SA, Schweiz — erhält E-Mail-Adresse, Name und den Inhalt der System-E-Mails, jedoch keine Belege oder Buchhaltungsdaten.
  • KI-Verarbeitung: Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich (RCS Paris 952 418 325) — erhält die für eine Auswertung nötigen Inhalte (z.B. einen Beleg als Datei oder als Text, Ausschnitte der Buchhaltungsdaten), wenn Sie den Assistenten verwenden oder einen Beleg verarbeiten lassen. Jede Anfrage enthält nur die Daten Ihres Unternehmens; mehrstufige Aufgaben laufen in einer abgeschotteten Umgebung, die nur Ihren Arbeitsbereich enthält. Der KI-Anbieter bewahrt Ein- und Ausgaben nach der Auswertung 30 Tage auf, um Missbrauch zu erkennen; für diese Aufbewahrung ist er selbst Verantwortlicher, nicht unser Auftragsbearbeiter. Zum Training seiner Modelle verwendet er die Inhalte nicht: Diese Verwendung ist in unserem Konto bei ihm ausgeschaltet. Bis zum 4. Oktober 2026 war Anthropic Ireland, Limited, Dublin, Irland, unser KI-Anbieter. Nach dessen eigenen Angaben (Stand 1. Juli 2026) hat er das, was bis dahin dorthin übermittelt wurde, in den USA gespeichert, löscht Ein- und Ausgaben innerhalb von 30 Tagen, bewahrt Inhalte, die seine Sicherheitssysteme markieren, bis zu 2 Jahre und deren Klassifizierungswerte bis zu 7 Jahre auf, und länger, wo ein Gesetz es von ihm verlangt; das ist seine Angabe, keine Zusage von uns. Ein Unternehmen kann die KI-Auswertung in den Einstellungen ausschalten («KI-Auswertung aus»); dann geht keine Anfrage mit seinen Daten an den KI-Anbieter, weder beim Hochladen noch über «Jetzt auswerten», den Assistenten oder bei mehrstufigen Aufgaben. Untersteht es einem Berufsgeheimnis nach Art. 321 StGB, ist die KI-Auswertung aus und lässt sich nicht einschalten, ebenso für die Daten eines Mandanten, für den es Revisionsstelle ist; führt es Bücher für Dritte, ist sie zunächst aus und lässt sich erst einschalten, wenn es bestätigt, dass seine Mandanten den Beizug vorgängig genehmigt haben — diese Bestätigung halten wir fest.

Einen Zahlungsanbieter setzen wir nicht ein: Pläne werden auf Rechnung bezahlt.

Behörden geben wir Daten nur heraus, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

6. Bekanntgabe ins Ausland

Unser Vertragspartner für die KI-Auswertung ist Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich (RCS Paris 952 418 325). Bei der Nutzung der KI-Funktionen werden ihm Inhalte übermittelt. Wir senden sie nur an seinen regionalen Zugang für Europa (api.eu.mistral.ai); für diesen nennt er Rechenzentren in Staaten der EU und der EFTA. Steuerungsdaten seines Dienstes («control-plane data») können nach seinen Angaben auch ausserhalb dieser Staaten bearbeitet werden. Seine Unterauftragsbearbeiter veröffentlicht er unter trust.mistral.ai/subprocessors; dort nennt er unter anderem für die Weiterleitung des Datenverkehrs Cloudflare mit dem Ort «Worldwide» (weltweit) und für die Sicherheit CrowdStrike mit «EEA, United States» (EWR und USA). Nach seinen Angaben können Inhalte auch an seine verbundenen Gesellschaften («Mistral AI Affiliates») gelangen; deren Liste (gültig ab 28. Juli 2026) nennt Gesellschaften in Frankreich, Luxemburg, Singapur, dem Vereinigten Königreich, den USA, Spanien, der Schweiz, Polen, Deutschland, Österreich, Australien, den Vereinigten Arabischen Emiraten und den Niederlanden, ohne zu sagen, welche davon für welches Produkt Inhalte erhält; wir nennen deshalb alle diese Staaten als mögliche Empfängerstaaten. Wir stützen diese Bekanntgabe auf: die vom Bundesrat festgestellte Angemessenheit des Datenschutzes in Frankreich und den übrigen Staaten der EU und des EWR (Art. 16 Abs. 1 DSG; Anhang 1 DSV, Frankreich Ziff. 14). Befinden sich weitere unserer Dienstleister ausserhalb der Schweiz oder des EWR, stellen wir einen angemessenen Schutz ebenfalls durch anerkannte Garantien sicher. Eine Kopie der Garantien erhalten Sie auf Anfrage.

7. Aufbewahrung

Kontodaten bewahren wir für die Dauer des Vertrags auf. Unsere eigenen Rechnungs- und Zahlungsbelege bewahren wir zehn Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres auf, in dem unser Geschäftsjahr endet, und darüber hinaus, solange sie für ein anhängiges Gerichts-, Behörden- oder Steuerverfahren von Bedeutung sind. Nach Vertragsende geben wir Inhalte auf Verlangen innerhalb von 30 Tagen heraus und löschen sie danach; was dann noch bleibt, nennen Ziffer 10 der AGB und Ziffer 9 des AVV. Datensicherungen werden spätestens nach 30 Tagen überschrieben. Das Ereignis- und das Versandprotokoll der Plattform (Abschnitt 2) kürzen wir derzeit nicht nach einer festen Frist: Sie bleiben, solange wir die Software betreiben, auch nach der Löschung eines Unternehmens, als Nachweis von Zustimmungen, Einladungen, Änderungen von Rechten und versandten Mitteilungen. Das Sicherheitsprotokoll (Abschnitt 2) löschen wir 365 Tage nach dem jeweiligen Ereignis, auch nach dem Ende des Vertrags; in Datensicherungen bleibt es höchstens 30 Tage länger. Eine Kopie jedes abgeschlossenen Tages bewahren wir zusätzlich getrennt vom System auf einem zweiten Server in der Schweiz auf, auf dem sie sich vom System aus weder ändern noch löschen lässt; dort löschen wir sie, sobald seit dem Ende des jeweiligen Tages 372 Tage vergangen sind, spätestens 30 Tage nach der Löschung auf dem System. Das Zugriffsprotokoll löschen wir nach 30 Tagen; in Datensicherungen bleibt es höchstens 30 Tage länger. Einmal verwendete oder abgelaufene Links zur Bestätigung und zum Zurücksetzen werden nicht weiter verwendet; Sitzungen verfallen spätestens nach ihrer Laufzeit.

8. Datensicherheit

Wir schützen die Daten mit angemessenen technischen und organisatorischen Massnahmen, unter anderem: verschlüsselte Übertragung (HTTPS), Speicherung von Passwörtern nur als gesalzener Hashwert (scrypt), getrennte Arbeitsbereiche pro Unternehmen, isolierte Ausführung der KI-Auswertungen pro Unternehmen, Schutz vor Anfragen fremder Websites, Begrenzung von Anmeldeversuchen, Protokollierung von Änderungen, ein Zugriffsprotokoll ohne Inhalte, eine tägliche Prüfung jedes gespeicherten Belegs auf unbemerkte Veränderung, die Protokollierung der Zugriffe unseres Supports, eine Überwachung des Servers auf dem Server selbst sowie regelmässige Datensicherungen.

9. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen des anwendbaren Rechts das Recht auf Auskunft über Ihre Personendaten (Art. 25 DSG), auf Berichtigung und Löschung, auf Herausgabe oder Übertragung Ihrer Daten (Art. 28 DSG), auf Einschränkung der Bearbeitung und auf Widerspruch. Wenden Sie sich dazu an info@calio.ch. Wir können einen Identitätsnachweis verlangen.

Sie können sich zudem bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren, in der Schweiz beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB, www.edoeb.admin.ch), im EWR bei der Behörde Ihres Wohnsitzstaates.

10. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Bearbeitung ändert, zum Beispiel beim Wechsel eines Auftragsbearbeiters. Über den Beizug oder Wechsel eines Auftragsbearbeiters informieren wir unsere Kundinnen und Kunden mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail und in der Software; ab der Mitteilung steht er in Abschnitt 5, mit dem Tag, ab dem er frühestens eingesetzt wird. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand: 6. Oktober 2026 · Version 2026-10-06.1