Wie können wir helfen?

Firma, Land, Ihr Name, E-Mail, Passwort, Zustimmung – Ihr Arbeitsbereich steht. Geschäftsjahr und MWST-Status legen Sie in den Einstellungen fest.

Kostenlos testen bis zum Start, ohne Kreditkarte. Die Preise sind Einführungspreise ab Start.

Bestätigen Sie danach Ihre E-Mail-Adresse über den Link, den wir Ihnen schicken: Solange sie nicht bestätigt ist, liest Calio keine Belege mit KI aus.

Sie sollten einen Beleg und eine Buchung lesen können, eine Fachausbildung brauchen Sie nicht. Calio begründet jeden Vorschlag und zeigt, was noch fehlt. Ist etwas unklar, legt Calio Ihnen den Beleg mit einem Hinweis zur Prüfung vor, statt zu raten. Die Verantwortung für jede Freigabe und für Ihre Buchhaltung bleibt aber bei Ihnen.

Wählen Sie auf der Anmeldeseite «Passwort vergessen?» und geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres Kontos ein. Der Link in unserer E-Mail ist 60 Minuten gültig und lässt sich einmal verwenden. Mit dem neuen Passwort werden alle Geräte abgemeldet.

Öffnen Sie Ihr «Konto» (oben rechts, am Telefon unter «Mehr») und wählen Sie «Zwei-Faktor-Anmeldung». Sie brauchen eine Authenticator-App auf Ihrem Telefon: Code scannen, den sechsstelligen Code eingeben. Bewahren Sie die Wiederherstellungscodes sicher auf — jeder lässt sich einmal verwenden.

Unter «Einstellungen» → «Sicherheit» kann eine Inhaberin oder ein Inhaber die Zwei-Faktor-Anmeldung für alle Benutzer verlangen.

Melden Sie sich mit einem Ihrer Wiederherstellungscodes an: «Wiederherstellungscode verwenden» auf der Seite für den zweiten Faktor.

Telefon und Wiederherstellungscodes beide weg? Eine Inhaberin oder ein Inhaber Ihrer Firma setzt den zweiten Faktor unter Einstellungen → Benutzer zurück. Gibt es sonst niemanden, hilft der Calio-Support nach einer Identitätsprüfung.

Unter «Einstellungen» → «Benutzer» mit «Einladen»: Die Person erhält eine E-Mail und legt ihr eigenes Passwort fest. Sie wählen ihre Rolle und bei Bedarf, welche Mandanten sie sieht. Wie viele Personen mitarbeiten können, hängt vom Plan ab.

In den «Einstellungen» oben im Feld «Sprache / Language / Langue / Lingua»: Deutsch, Englisch, Französisch oder Italienisch. Die Sprache gilt für Ihre ganze Firma.

Unter «Belege hochladen» ziehen Sie Dateien ins Fenster oder wählen sie aus — am Telefon auch direkt mit der Kamera.

PDF und Fotos (JPG, PNG), Kontoauszüge als camt-XML, dazu Excel- und CSV-Listen aus Ihrer bisherigen Software (Kontenplan, Kunden, offene Posten, Saldi). Pro Datei sind bis 200 MB möglich. Laden Sie dieselbe Datei ein zweites Mal hoch, erkennt Calio das und weist sie ab.

Papierbelege fotografieren Sie direkt mit dem Handy, auch mehrseitig: Die Seiten werden zu einem PDF. Auch TIFF-Dateien vom Scanner liest Calio. Eine E-Mail als .eml-Datei packt Calio aus: Die Anhänge werden zu eigenen Belegen, die Nachricht selbst bleibt als Nachweis erhalten. Word-Dokumente, Outlook-Nachrichten (.msg) und ZIP-Archive können Sie ebenfalls hochladen; sie werden gespeichert, aber nicht ausgelesen. HEIC-Dateien werden gespeichert, kommen aber mit einem Hinweis zur Prüfung zu Ihnen zurück.

Calio ersetzt die gesetzliche Aufbewahrung Ihrer Belege nicht – die bleibt Ihre Aufgabe.

Calio liest den Beleg aus, prüft die Beträge und schlägt eine Buchung mit Begründung vor. Den Vorschlag finden Sie unter «Zur Freigabe»; gebucht wird er erst, wenn ihn jemand freigibt. Ist Calio unsicher, steht der Beleg unter «Dokumente» auf «Rückfrage» und sagt, was fehlt.

Das legen Sie in den «Einstellungen» unter «Neue Belege automatisch auswerten» fest: der Reihe nach im Hintergrund (empfohlen), sofort nach dem Hochladen oder nur auf Knopfdruck. Mit «Jetzt auswerten» starten Sie die Auswertung eines einzelnen Belegs von Hand.

Beim Beleg steht in einem Satz, warum er wartet. Häufige Gründe: Ihre E-Mail-Adresse ist noch nicht bestätigt — den Link dazu haben wir Ihnen per E-Mail geschickt; das KI-Kontingent Ihres Plans ist für diesen Monat aufgebraucht; oder die KI-Auswertung ist für Ihre Firma ausgeschaltet. Ihre Belege bleiben in jedem Fall gespeichert und lassen sich von Hand bearbeiten.

Ja. Eine Inhaberin oder ein Inhaber schaltet sie unter «Einstellungen» → «KI-Auswertung» aus. Dann geht keine Anfrage mit Ihren Daten an den KI-Anbieter, weder beim Hochladen noch über «Jetzt auswerten» oder den Assistenten. Ihre Belege bleiben gespeichert, und Buchungen erfassen Sie von Hand.

Calio erstellt Entwürfe, gebucht wird erst nach Ihrer Freigabe. Was einmal gebucht ist, bleibt stehen und wird mit einer Gegenbuchung korrigiert.

Wer das Recht dazu hat. Rollen und Rechte legen Sie unter «Einstellungen» → «Benutzer» fest.

Wer eine Buchung erfasst hat, gibt sie nicht selbst frei, solange im selben Calio-Konto eine andere Person freigeben darf. Stimmen Soll und Haben nicht überein, nimmt Calio die Buchung nicht an.

Gebuchtes wird nie gelöscht. «Stornieren» legt eine Gegenbuchung als Entwurf an; nach ihrer Freigabe erfassen Sie die richtige Buchung neu. Einen Entwurf können Sie dagegen ändern oder ablehnen.

Nein. Calio berechnet die Abrechnung aus Ihren freigegebenen Buchungen und zeigt die Abstimmung dazu. Prüfen, freigeben und einreichen tun Sie.

Unter «Berichte» — berechnet aus den gebuchten Einträgen, mit der Vorperiode zum Vergleich, zum Drucken oder als CSV. Entwürfe zählen erst mit, wenn sie freigegeben sind.

Mit «Umzug»: Laden Sie Excel- oder CSV-Listen aus Ihrer bisherigen Software hoch — Kontenplan, Kunden, offene Posten, Saldi. Calio zeigt vor der Übernahme, was es erkannt hat.

Unter «Offene Kundenrechnungen», nach Alter geordnet. Die Summen berechnet Calio aus den offenen Rechnungen; zeigt ein späterer Kontoauszug eine Zahlung, schlägt Calio die Zuordnung vor.

Sie selbst. «Mahnung vorbereiten» schreibt den nächsten Schritt als Brief (PDF) — zuerst eine Zahlungserinnerung, dann die 1. und die 2. Mahnung. Sie versenden ihn und vermerken das mit «Als versendet vermerken»; erst dann gilt die Stufe.

Ja, mit einer Mahnsperre: Calio schlägt für diese Rechnung dann keine Mahnstufe vor, bis Sie die Sperre wieder aufheben. Ab wann Calio eine Zahlungserinnerung vorschlägt, legen Sie in den «Einstellungen» fest.

Holen Sie den Auszug im E-Banking als camt.053 (XML) und laden Sie ihn unter «Belege hochladen» hoch. Calio liest ihn ohne KI, Zeile für Zeile, und zeigt die Bewegungen unter «Bank»; jede Zuordnung entsteht als Buchungsentwurf und wird freigegeben.

Calio löst keine Zahlungen aus und ist mit keiner Bank verbunden. Eine vorbereitete Zahlungsdatei laden Sie selbst in Ihr E-Banking und geben sie dort frei.

Nein, bewusst nicht. Calio bewegt nie Geld und ist mit keiner Bank verbunden. Calio erstellt aus offenen Lieferantenrechnungen eine Zahlungsdatei (pain.001 nach Swiss Payment Standards). Diese laden Sie in Ihr E-Banking und geben die Zahlungen dort selbst frei.

Die Datei enthält Zahlungen in CHF oder EUR auf Konten in der Schweiz und in Liechtenstein sowie EUR-Überweisungen in SEPA-Länder. Rechnungen in anderen Währungen sehen Sie in der Liste, sie kommen aber nicht in die Datei. Eine geänderte Bankverbindung bestätigen Sie zuerst. Als bezahlt gilt eine Rechnung erst, wenn Sie die Zahlung bestätigen. Zeigt ein späterer Kontoauszug die Zahlung, schlägt Calio die Zuordnung vor.

Die Datei erstellen Sie unter «Zahlungen vorbereiten» mit «Zahlungsdatei erstellen».

Calio meldet eine geänderte Bankverbindung sofort, und eine Rechnung mit der neuen IBAN kommt erst in die Zahlungsdatei, wenn Sie die IBAN bestätigt haben. Lassen Sie sich die Änderung vom Lieferanten auf einem zweiten Weg bestätigen, etwa am Telefon unter einer Nummer, die Sie schon kennen.

Nein. Calio liest das Lohnjournal aus Ihrer Lohnsoftware oder von Ihrem Treuhandbüro und bereitet daraus die Lohnbuchungen als Entwurf vor; die Beitragssätze dienen dabei nur zur Kontrolle. Löhne auszahlen und mit den Sozialversicherungen abrechnen tun Sie selbst. Der Bildschirm «Lohn» erscheint, sobald Sie in den «Einstellungen» angeben, dass die Firma Angestellte hat.

Laden Sie die Quittung wie jeden Beleg hoch und vermerken Sie unter «Spesen», wer sie privat bezahlt hat. Die gebuchten Belege einer Person fassen Sie zu einer Spesenabrechnung zusammen; ist sie genehmigt, zahlen Sie im E-Banking und halten das mit «Als ausbezahlt erfassen» fest.

Unter «Monat abschliessen» arbeiten Sie eine Checkliste je Mandant und Monat ab. Calio zeigt bei jedem Punkt, was noch offen ist; abhaken tun Sie selbst.

Was in den Büchern einer Periode auffällt: offene Entwürfe, Buchungen ohne Beleg, Auffälligkeiten bei der MWST, starke Abweichungen zur Vorperiode, runde Beträge oder Buchungen am Wochenende. Jeder Hinweis sagt, welche Regel ihn ausgelöst hat; geändert oder abgeschlossen wird dabei nichts.

Noch nicht: Der Jahresabschluss ist in Calio noch nicht freigegeben — die Abschreibungssätze und das Ergebniskonto warten auf die Unterschrift einer Fachperson. Bis dahin erstellen Sie ihn ausserhalb von Calio; Bilanz und Erfolgsrechnung unter «Berichte» helfen dabei.

Ja, je nach Plan. In Ihrem Calio-Konto legen Sie jede Firma als eigenen Mandanten an. Jeder Beleg und jede Buchung gehört genau einem davon.

Ja. Beim Einladen oder Bearbeiten einer Person unter «Einstellungen» → «Benutzer» wählen Sie «Nur ausgewählte Mandanten». Belege, Buchungen, Kunden, Aufgaben und der Assistent zeigen ihr dann nur diese Mandanten.

Calio zeigt je Mandant und Monat, welche Unterlagen noch fehlen. Mit «Unterlagen anfordern» schreibt Calio den Text dazu; Sie kopieren ihn mit «Text kopieren» oder öffnen ihn in Ihrem eigenen Mailprogramm — Calio versendet nichts.

Haben Sie angegeben, dass Ihre Firma Bücher für Dritte führt (Calio fragt das bei der ersten Nutzung oder unter Einstellungen), ist die KI-Auswertung zunächst aus. Einschalten lässt sie sich erst, wenn Sie bestätigen, dass Ihre Mandanten den Beizug des KI-Anbieters vorgängig genehmigt haben; diese Bestätigung halten wir fest.

Kostenlos testen bis zum Start, ohne Kreditkarte. Die Preise sind Einführungspreise ab Start.

Der Test endet von selbst und kostet nichts. Ohne Abo können Sie Ihre Daten weiterhin ansehen, aber nichts mehr hochladen oder ändern. Die Daten bleiben mindestens 90 Tage erhalten.

Bis zum Start lässt sich kein Plan bestellen — bis dahin ist das Testen kostenlos. Unter «Abo & Rechnung» sehen Sie Ihre Nutzung und die Einführungspreise ab Start.

Ihr Abo verlängert sich automatisch um die gewählte Abrechnungsperiode und lässt sich auf deren Ende kündigen — in Calio unter «Abo & Rechnung» oder per E-Mail an die Adresse, die Ziffer 8.1 der AGB nennt.

Nein. Jede Firma, die sich registriert, erhält einen eigenen Arbeitsbereich. Nach der Anmeldung sehen Sie nur die Daten Ihrer Firma.

In Ihrer Firma die Personen, denen Sie Zugang geben; bei uns nur, wer es für Betrieb und Support braucht. Zum automatischen Auslesen erhält unser KI-Anbieter den Inhalt eines Belegs, und jede Anfrage enthält nur die Daten Ihrer Firma. Welche Dienstleister welche Daten erhalten, wo sie sitzen und wie lange sie Daten aufbewahren, steht in der Datenschutzerklärung.

Mit einem langen Passwort, das Sie nur für Calio verwenden, und mit der Zwei-Faktor-Anmeldung. Geben Sie Zugangsdaten nie weiter — jede Person in Ihrer Firma bekommt per Einladung ein eigenes Konto.

Nach dem Ende des Vertrags erhalten Sie auf Verlangen eine Kopie Ihrer Belege und Daten; danach löschen wir Ihren Arbeitsbereich. Die Fristen und was danach noch bleibt, regeln Ziffer 10 der AGB und Abschnitt 7 der Datenschutzerklärung.