Comment pouvons-nous vous aider?

Entreprise, pays, votre nom, e-mail, mot de passe et votre accord: votre espace de travail est prêt. Vous fixez l'exercice et le statut TVA dans les paramètres.

Essayez gratuitement jusqu'au lancement, sans carte de crédit. Des prix d'introduction s'appliquent dès le lancement.

Confirmez ensuite votre adresse e-mail avec le lien que nous vous envoyons: tant qu'elle n'est pas confirmée, Calio ne lit aucune pièce avec l'IA.

Vous devriez savoir lire une pièce comptable et une écriture, sans avoir besoin d'une formation spécialisée. Calio justifie chaque proposition et indique ce qui manque encore. Si quelque chose n'est pas clair, Calio vous soumet la pièce pour vérification avec une remarque, au lieu de deviner. Vous restez toutefois responsable de chaque validation et de votre comptabilité.

Sur la page de connexion, choisissez «Mot de passe oublié?» et saisissez l'adresse e-mail de votre compte. Le lien de notre e-mail est valable 60 minutes et ne peut être utilisé qu'une fois. Avec le nouveau mot de passe, tous les appareils sont déconnectés.

Ouvrez votre «Compte» (en haut à droite; sur un téléphone sous «Plus») et choisissez «Authentification à deux facteurs». Il vous faut une application d'authentification sur votre téléphone: scanner le code, saisir le code à six chiffres. Conservez les codes de récupération en lieu sûr — chacun ne sert qu'une fois.

Sous «Paramètres» → «Sécurité», un ou une titulaire peut exiger l'authentification à deux facteurs pour tous les utilisateurs.

Connectez-vous avec l'un de vos codes de récupération: «Utiliser un code de récupération» sur la page du deuxième facteur.

Téléphone et codes de récupération perdus? Un ou une titulaire de votre entreprise réinitialise le deuxième facteur sous Paramètres → Utilisateurs. S'il n'y a personne d'autre, le support Calio vous aide après une vérification d'identité.

Sous «Paramètres» → «Utilisateurs» avec «Inviter»: la personne reçoit un e-mail et choisit son propre mot de passe. Vous choisissez son rôle et, au besoin, les mandants qu'elle voit. Le nombre de personnes qui peuvent collaborer dépend du plan.

Dans les «Paramètres», en haut, dans le champ «Sprache / Language / Langue / Lingua»: allemand, anglais, français ou italien. La langue vaut pour toute votre entreprise.

Sous «Charger des pièces», glissez les fichiers dans la fenêtre ou sélectionnez-les — sur un téléphone aussi directement avec l'appareil photo.

Des PDF et des photos (JPG, PNG), des relevés de compte au format camt XML, ainsi que des listes Excel et CSV de votre logiciel précédent (plan comptable, clients, postes ouverts, soldes). Chaque fichier peut peser jusqu'à 200 Mo. Si vous chargez une deuxième fois le même fichier, Calio le reconnaît et le refuse.

Vous photographiez les pièces papier directement avec votre téléphone, même sur plusieurs pages: les pages sont réunies en un seul PDF. Calio lit aussi les fichiers TIFF issus d'un scanner. Si vous chargez un e-mail enregistré en fichier .eml, Calio l'ouvre: les pièces jointes deviennent des pièces distinctes, et le message lui-même est conservé comme preuve. Vous pouvez également charger des documents Word, des messages Outlook (.msg) et des archives ZIP; ils sont enregistrés, mais pas lus. Les fichiers HEIC sont enregistrés, mais vous sont renvoyés pour vérification, avec une remarque.

Calio ne remplace pas la conservation légale de vos pièces comptables — cette tâche vous incombe.

Calio lit la pièce, contrôle les montants et propose une écriture avec sa justification. Vous trouvez la proposition sous «À valider»; elle n'est comptabilisée que lorsque quelqu'un la valide. Si Calio a un doute, la pièce figure sous «Documents» avec le statut «À clarifier» et indique ce qui manque.

Vous le définissez dans les «Paramètres» sous «Analyser automatiquement les nouvelles pièces»: à tour de rôle en arrière-plan (recommandé), immédiatement après le chargement ou seulement sur demande. Avec «Analyser maintenant», vous lancez vous-même l'analyse d'une pièce donnée.

La pièce indique en une phrase pourquoi elle attend. Raisons fréquentes: votre adresse e-mail n'est pas encore confirmée — nous vous avons envoyé le lien par e-mail; le contingent IA de votre plan est épuisé pour ce mois; ou l'analyse IA est désactivée pour votre entreprise. Vos pièces restent enregistrées dans tous les cas et peuvent être traitées à la main.

Oui. Un ou une titulaire la désactive sous «Paramètres» → «Analyse IA». Aucune requête contenant vos données ne part alors vers le fournisseur d'IA, ni lors du chargement, ni via «Analyser maintenant», ni via l'assistant. Vos pièces restent enregistrées et vous saisissez les écritures à la main.

Calio crée des brouillons, qui ne sont comptabilisés qu'après votre validation. Une fois comptabilisée, une écriture reste telle quelle et se corrige par une contre-écriture.

Quiconque en a le droit. Vous définissez les rôles et les droits sous «Paramètres» → «Utilisateurs».

La personne qui a saisi une écriture ne la valide pas elle-même tant que quelqu'un d'autre dans le même compte Calio a le droit de valider. Si le débit et le crédit ne concordent pas, Calio n'accepte pas l'écriture.

Ce qui est comptabilisé n'est jamais supprimé. «Extourner» crée une contre-écriture sous forme de brouillon; une fois celle-ci validée, vous saisissez à nouveau l'écriture correcte. Un brouillon, en revanche, peut encore être modifié ou rejeté.

Non. Calio calcule le décompte à partir de vos écritures validées et affiche le rapprochement correspondant. C'est vous qui vérifiez, validez et déposez le décompte.

Sous «Rapports» — calculés à partir des écritures comptabilisées, avec la période précédente pour comparaison, à imprimer ou en CSV. Les brouillons ne comptent qu'une fois validés.

Avec «Migration»: chargez des listes Excel ou CSV de votre ancien logiciel — plan comptable, clients, postes ouverts, soldes. Avant la reprise, Calio montre ce qu'il a reconnu.

Sous «Factures clients ouvertes», classées par ancienneté. Calio calcule les totaux à partir des factures ouvertes; si un relevé ultérieur montre un paiement, Calio propose l'affectation.

Vous-même. «Préparer le rappel» rédige l'étape suivante sous forme de lettre (PDF) — d'abord une relance de paiement, puis le 1er et le 2e rappel. Vous l'envoyez et le notez avec «Noter comme envoyé»; c'est seulement alors que l'étape compte.

Oui, avec un blocage des rappels: Calio ne propose alors plus d'étape de rappel pour cette facture, jusqu'à ce que vous leviez le blocage. Vous définissez dans les «Paramètres» à partir de quand Calio propose une relance de paiement.

Téléchargez le relevé depuis votre e-banking au format camt.053 (XML) et chargez-le sous «Charger des pièces». Calio le lit sans IA, ligne par ligne, et affiche les mouvements sous «Banque»; chaque affectation est créée comme brouillon d'écriture puis validée.

Calio ne déclenche aucun paiement et n'est relié à aucune banque. Vous chargez vous-même un fichier de paiement préparé dans votre e-banking et vous l'y validez.

Non, et c'est voulu. Calio ne transfère jamais d'argent et n'est relié à aucune banque. À partir des factures fournisseurs ouvertes, Calio crée un fichier de paiement (pain.001 selon les Swiss Payment Standards). Vous le chargez dans votre e-banking et y validez vous-même les paiements.

Le fichier contient les paiements en CHF ou en EUR vers des comptes en Suisse et au Liechtenstein, ainsi que les virements en EUR vers les pays SEPA. Les factures en d'autres monnaies apparaissent dans la liste, mais pas dans le fichier. Vous confirmez d'abord toute modification des coordonnées bancaires. Une facture n'est considérée comme payée que lorsque vous en confirmez le paiement. Si un relevé de compte ultérieur fait apparaître le paiement, Calio propose de l'associer à la facture.

Vous créez le fichier sous «Préparer les paiements» avec «Créer le fichier de paiement».

Calio signale immédiatement une coordonnée bancaire modifiée, et une facture avec le nouvel IBAN n'entre dans le fichier de paiement qu'après votre confirmation de l'IBAN. Faites confirmer le changement par le fournisseur par un second canal, p. ex. par téléphone à un numéro que vous connaissez déjà.

Non. Calio lit le journal des salaires de votre logiciel de salaires ou de votre fiduciaire et en prépare les écritures de salaires sous forme de brouillons; les taux de cotisation ne servent que de contrôle. Verser les salaires et décompter avec les assurances sociales, c'est à vous de le faire. L'écran «Salaires» apparaît dès que vous indiquez dans les «Paramètres» que l'entreprise a des employés.

Chargez le ticket comme toute autre pièce et indiquez sous «Frais» qui l'a payé à titre privé. Vous regroupez les pièces comptabilisées d'une personne dans une note de frais; une fois celle-ci approuvée, vous payez dans votre e-banking et le notez avec «Enregistrer comme remboursée».

Sous «Boucler le mois», vous traitez une liste de contrôle par mandant et par mois. Calio indique pour chaque point ce qui reste ouvert; c'est vous qui cochez.

Ce qui frappe dans les livres d'une période: brouillons ouverts, écritures sans pièce, anomalies côté TVA, fortes variations par rapport à la période précédente, montants ronds ou écritures le week-end. Chaque remarque indique quelle règle l'a déclenchée; rien n'est modifié ni bouclé pour autant.

Pas encore: le bouclement annuel n'est pas encore activé dans Calio — les taux d'amortissement et le compte pour le résultat de l'exercice attendent la signature d'un ou d'une spécialiste. D'ici là, vous l'établissez en dehors de Calio; le bilan et le compte de résultat sous «Rapports» vous y aident.

Oui, selon le plan. Dans votre compte Calio, vous créez chaque entreprise comme mandant distinct. Chaque pièce et chaque écriture est rattachée à un seul mandant.

Oui. En invitant ou en modifiant une personne sous «Paramètres» → «Utilisateurs», choisissez «Uniquement les mandants sélectionnés». Les pièces, les écritures, les clients, les tâches et l'assistant ne lui montrent alors que ces mandants.

Calio indique par mandant et par mois les documents qui manquent encore. Avec «Demander des documents», Calio rédige le texte; vous le copiez avec «Copier le texte» ou l'ouvrez dans votre propre programme de messagerie — Calio n'envoie rien.

Si vous avez indiqué que votre entreprise tient la comptabilité de tiers (Calio le demande lors de la première utilisation ou sous Paramètres), l'analyse IA est d'abord désactivée. Elle ne peut être activée qu'une fois que vous confirmez que vos mandants ont approuvé au préalable le recours au fournisseur d'IA; nous enregistrons cette confirmation.

Essayez gratuitement jusqu'au lancement, sans carte de crédit. Des prix d'introduction s'appliquent dès le lancement.

La période d'essai prend fin d'elle-même et ne coûte rien. Sans abonnement, vous pouvez toujours consulter vos données, mais vous ne pouvez plus rien charger ni modifier. Elles sont conservées pendant au moins 90 jours.

Aucun plan ne peut être commandé avant le lancement — d'ici là, l'essai est gratuit. Sous «Abonnement et facture», vous voyez votre utilisation et les prix d'introduction valables dès le lancement.

Votre abonnement se renouvelle automatiquement pour la période de facturation choisie et peut être résilié pour la fin de celle-ci — dans Calio sous «Abonnement et facture» ou par e-mail à l'adresse indiquée au ch. 8.1 des conditions générales (en allemand).

Non. Chaque entreprise qui s'inscrit reçoit son propre espace de travail. Après la connexion, vous ne voyez que les données de votre entreprise.

Dans votre entreprise, les personnes auxquelles vous donnez accès; chez nous, uniquement celles qui en ont besoin pour l'exploitation et le support. Pour la lecture automatique, notre fournisseur d'IA reçoit le contenu d'une pièce, et chaque requête ne contient que les données de votre entreprise. Quels prestataires reçoivent quelles données, où ils se trouvent et combien de temps ils conservent des données: c'est indiqué dans la déclaration de protection des données (en allemand).

Avec un long mot de passe que vous n'utilisez que pour Calio, et avec l'authentification à deux facteurs. Ne transmettez jamais vos identifiants — chaque personne de votre entreprise reçoit son propre compte par invitation.

Après la fin du contrat, vous recevez sur demande une copie de vos pièces et de vos données; nous supprimons ensuite votre espace de travail. Les délais et ce qui subsiste ensuite sont réglés au ch. 10 des conditions générales (en allemand) et à la section 7 de la déclaration de protection des données (en allemand).